El cuadro de prioridades que me sacó del caos en la tarde del 18/09
Foto: Enola James / Pexels (CC0)
Hoy, viernes 18 de septiembre de 2026, estaba en mi escritorio del Mercado 4 revisando cifras de ventas cuando el teléfono de la oficina sonó a las 3:00 p.m. Mi jefa, María, me pidió urgentemente el informe de resultados del mes, con entrega antes de las 4 p.m. Yo apenas había terminado de tomar el último sorbo de mi mate de la mañana y la bandeja de correos estaba repleta de mensajes de proveedores, solicitudes de presupuesto y la notificación de un webinar de liderazgo a las 5 p.m. Sentí que el tiempo se me escapaba.
En ese momento recordé la lección clave del hábito #3 de Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen Covey: Poner primero lo primero. El autor dice que la verdadera gestión del tiempo no es hacer más, sino enfocarse en lo importante. En el libro, Covey describe el famoso cuadrante de gestión del tiempo: Cuadrante I (urgente‑importante), II (no urgente‑importante), III (urgente‑no importante) y IV (no urgente‑no importante). Lo que aprendí en la práctica es que la mayoría de nuestras crisis provienen de confundir la urgencia con la importancia.
Apliqué el cuadro al instante. El informe solicitado entró en el Cuadrante I porque era tanto urgente como importante. Los correos de proveedores, aunque urgentes, no tenían impacto directo en la entrega del informe, así que los coloqué en el Cuadrante III. El webinar de liderazgo quedó en el Cuadrante II: no era urgente, pero sí importante para mi desarrollo a largo plazo. Por último, el mensaje de un colega sobre una reunión social del viernes lo relegué al Cuadrante IV y lo dejé para después.
Con esa clasificación, tomé dos decisiones rápidas. Primero, bloqueé 45 minutos en mi agenda para redactar el informe, usando un temporizador de 15 minutos por bloque y una pausa de 5 minutos entre cada uno. Segundo, delegué la respuesta a los proveedores a Juan, mi asistente, quien se encargó de los mensajes en 15 minutos mientras yo me concentraba en el Cuadrante I. El resultado: entregué el informe a las 3:50 p.m., y María me felicitó por la claridad del análisis.
No soy el único que ha visto resultados con este método. Luis, gestor de cuentas en Plaza del Este, me contó que hace un mes aplicó el mismo cuadrante a su carga de trabajo y redujo sus horas extra en un 30 %. Además, sus clientes reportaron una mejora del 12 % en la satisfacción porque los entregaba a tiempo. Ese caso refuerza que el cuadro no es solo teoría; es una herramienta que funciona en entornos de alta presión como el nuestro.
Si recién estás empezando, te propongo un plan de acción de tres pasos para mañana:
- Lista rápida: escribe todo lo que tienes que hacer en los próximos 24 horas.
- Asignación de cuadrantes: marca cada ítem con I, II, III o IV según su urgencia e importancia.
- Ejecuta por cuadrantes: dedica la primera hora del día a los ítems del Cuadrante I, delega los del III y agenda los del II para bloques de 30 minutos. Revisa al final del día y ajusta.
Esta tarde, al cerrar la oficina, pensé en cómo la claridad de un simple cuadro puede cambiar la percepción del caos. No se trata de trabajar más, sino de trabajar con intención.
El día terminó con un mate bajo la luz tenue del mercado y la certeza de que, cuando priorizamos lo que realmente importa, los problemas se vuelven manejables.